Alles in Ordnung!? – Dateimanagement und E-Mails
Ordnung ist das halbe Leben und ich hasse halbe Sachen.
Dieser Satz klebte für lange Zeit an meiner Zimmertüre. Auch heute noch sehen die Zimmer/Regionen in der Wohnung, für die ich zuständig bin, alles andere als, ich sag mal, vorzeigbar aus. Kann ja nicht alles so ordentlich sein wie es auf meinen Rechnern (meistens) aussieht.
Nein, im Horst, äh Ernst: Mit etwas Mühe und kleinen Hilfsmittelchen lässt sich so schön Ordnung halten. Grund genug für mich drüber zu schreiben. Dieser Beitrag liegt jetzt schon ne Weile in meinen WordPress-Darfts. Ich komme irgendwie nicht dazu, ihn fertig zu stellen. Also splitte ich das Ganze und schon wird der Beitrag zu einer kleinen Reihe. Weiteres folgt dann mit der Zeit.
Dateimanagement
Google Desktop soll eine super Software sein. Der Macs Finder oder die Windows Vista Suchfunktion sollen auch jede Datei blizschnell aufspüren. Erstgenannte Software habe ich noch nie ausprobiert, die letzten beiden nur für das Starten von Software benutzt.
Bei mir gibt es eine Ordnerstruktur, in der jede erdenkliche Datei in einen Ordner gehört. Ziemlich simpel, aber es funktioniert. Das macht das klassische Suchen überflüssig. “Klassisch” im Sinne von “ich weiß nicht wo eine Datei liegt”. Manche nutzen diese Funktionen ja auch zum Aufrufen einer Datei.
Also keine Rumpelkammern anlegen, in denen dann diverse Downloads, Musikstücke, Videos, Textdateien usw. hingelegt oder angelegt werden. So findet man nichts.
In meinen und vielleicht auch in Euren Augen ist das eine banale Sache und kommt nicht so als wertvoller Tipp rüber. Ich habe aber selber häufig die Erfahrung gemacht, dass ein ordentliches Dateimanagement für viele eher sekundäre Aufmerksamkeit genießt. Dabei ist es so einfach.
E-Mails
E-Mails enthalten mittlerweile immer häufiger wichtige Informationen, so dass Mails nach dem Lesen nicht mehr einfach gelöscht werden können: von Rechnungen bis Zugangsdaten ist alles dabei.1
Heutige Mail-Programme machen die Organisation von E-Mails sehr einfach. Ordner lassen sich anlegen und E-Mails thematisch archivieren. Besonders bewährt hat sich für mich die Funktion der virtuellen Ordner, denn ich nutze E-Mails auch als Terminkalender oder To-Do-Liste.
Mit Thunderbird können E-Mails so genannte Schlagwörter zugeordnet werden. Schlagwörter lassen sich in den Einstellungen unter Extras – Einstellungen – Ansicht – Schlägwörter definieren. E-Mails, die ich beispielsweise noch beantworten möchte oder muss, bekommen bei mir das Schlagwort “noch antworten/zuerledigen”.
Über den Menüpunkt Bearbeiten – Suchen – Nachrichten Suchen lässt sich nach genau diesen Nachrichten suchen, die ein solches Schlagwort “tragen”.
Über die Schaltfläche Als virtuellen ordner speichern lässt sich diese Suche direkt als Ordner speichern. Egal wo sich die E-Mails befinden, solange sie mit dem entsprechenden Schlagwort etiketiert sind, tauchen sie in Eurem neuen virtuellen Ordner auf.2 Den Ordner findet Ihr dann übrigens in der Ordnerstruktur des Postfaches. Einfach anklicken und die E-Mails erscheinen.
- Ok, es lässt sich darüber streiten, ob man Mails mit Zugangsdaten wirklich speichern sollte. [↩]
- “Egal wo” stimmt natürlich nicht so ganz. Ihr müsst in den Einstellungen angeben, welche Ordner oder Postfächer nach diesen Schlagwörtern durchsucht werden sollen. Standardmäßig werden alle Ordner des Standardkontos durchsucht. [↩]
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